올인체크학원 청구서 한 번에 보내기 — 일괄 발행부터 학부모 결제 링크까지
한 클래스에 있는 학생 모두에게 같은 청구서를 한 번에 만들고, 결제 링크를 학부모님께 자동으로 보내는 흐름을 단계별로 정리했어요. 미리 보내기, 자동 발송 채널 선택, 자주 막히는 지점까지.
매달 1일이 다가오면 원장님은 같은 일을 학생 수만큼 반복하시죠. 엑셀에 수강료를 적고, 학부모님께 카카오톡으로 보내고, 입금 표를 열어 한 명씩 체크. 학생이 30명이면 30번, 60명이면 60번. 한 달에 하루는 이 일에만 쓰여요.
올인체크의 일괄 청구는 이 반복을 한 번의 클릭으로 줄여 드려요. 클래스를 하나 선택하면 그 안의 활성 학생 전원에게 같은 청구서가 만들어지고, 학부모님은 받은 청구서 링크를 통해 다양한 방법으로 결제하실 수 있어요.
한눈에 보는 흐름
- 클래스 단위로 일괄 발행하면 그 안의 활성 학생 전원에게 동일한 청구서가 생성돼요.
- 청구일에 자동 발송하거나, 미리 보내기로 며칠 전 사전 안내가 가능해요.
- 학부모님은 카드결제, 학원에서 현장결제, 계좌이체, 현금 수납 등 다양한 방법으로 결제하고, 현금영수증 처리까지 받을 수 있어요.
1. 일괄 청구 화면 열기
수납 → 청구내역 우상단의 + 일괄 청구 버튼을 누르시거나 여기를 클릭하시면 일괄 청구 화면이 바로 열려요.
입력할 항목이 화면 한 장에 위에서 아래로 순서대로 배치돼 있어서, 차례로 따라가시기만 하면 돼요.
2. 청구 내용 채우기 — 여섯 칸
① 청구 내용 학부모님이 받는 청구서 상단에 표시되는 이름표예요. "6월 교습비"처럼 어느 달의 무엇인지 한눈에 보이도록 적어 주세요.
② 대상 클래스 드롭다운에서 청구서를 보낼 클래스를 선택하면, 그 옆에 "활성 N명"이라고 표시돼요. 이 N명에게 청구서가 발행되는 거예요. 휴원·퇴원 상태인 학생은 이 숫자에서 자동으로 빠져요.
③ 청구일 / 마감일 다음 달 말일이 마감일 기본 세팅이에요. 이건 학원 원장님께서 자유롭게 변경 가능하세요. 보통 매달 1일 청구·말일 마감으로 운영하시는 학원이 많아 그대로 두셔도 무리가 없어요.
④ 항목 "수강료 30만 원" 한 줄로 끝나는 경우가 대부분이에요. 기본으로 클래스명 + 기본 수강료가 채워져 있어 수정이 필요할 때만 손대시면 돼요. 교재비·시험 응시료를 분리해서 표기하고 싶으시면 줄을 추가하시면 돼요.
같은 항목을 학생마다 다른 금액으로 청구해야 한다면, 일괄 청구 대신 학생 상세의 + 청구서 추가에서 개별 발행이 빠르고 편해요. 일괄 청구는 모두 같은 금액일 때 처리하면 효과적이에요.
⑤ 미리 보내기 (사전 안내) 청구일 며칠 전에 "이번 달 청구가 곧 나갑니다" 알림을 학부모님께 미리 보낼 수 있어요. 청구일 0일 전이면 보내지 않고, 3·5·7일 중 필요한 만큼 선택하시면 돼요. 신규 도입 학원일수록 이 값을 켜두시는 게 안전해요.
⑥ 자동 발송 청구일 당일에 학부모님께 자동으로 보낼 채널이에요.
| 옵션 | 동작 |
|---|---|
| 발송 안 함 | 청구서만 생성, 발송은 직접 |
| 올인체크 모바일 앱 푸시 | 앱 알림 + 결제 화면 바로 연결 |
| 문자 (SMS / LMS) | 문자 한 통 + 결제 링크 |
| 카카오 알림톡 (실패 시 문자) | 알림톡 우선, 실패하면 자동 SMS 대체 |
| 이메일 | 이메일 본문에 결제 링크 |
학부모님이 올인체크 모바일 앱을 쓰고 계시다면 앱 푸시 알림이 가장 편해요. 알림을 누르면 결제 화면으로 바로 연결돼서 따로 링크를 찾을 필요가 없어요. 앱을 사용하지 않는 학부모님께는 카카오 알림톡(실패 시 문자)이 가장 안전한 대안이에요. 알림톡 발신자 등록이 아직이라면 발신자 등록 가이드를 먼저 끝내시는 게 좋아요.
3. "N명에 일괄 생성" 누르면 일어나는 일
저장 버튼은 "15명에 일괄 생성"처럼 학생 수가 함께 표시돼요. 누르시는 순간 다음이 자동으로 진행돼요.
- 학생 한 명당 청구서 한 장이 각 학부모님께 발송돼요.
- 청구일이 오늘이면 바로 발송되고, 미래 날짜로 설정했다면 그날 자정에 자동으로 발송돼요.
- 사전 안내를 켜셨다면 그 일정도 함께 예약돼요.
저장 직후엔 수납 → 청구내역으로 돌아가시면 돼요. 방금 만든 청구서들이 가장 위에 묶여 보이고, 학부모님 발송 상태(예약·발송 완료·읽음·결제 완료)가 실시간으로 갱신돼요.
4. 학부모님이 받는 화면
자동 발송 채널을 켜셨다면 학부모님은 이런 한 줄을 받으세요.
[올인체크] 6월 교습비 청구서가 도착했어요. 결제 링크: …
이 링크는 본인만 알아볼 수 있는 보안 처리가 되어 있어서, 다른 사람이 주소만으로는 열어볼 수 없어요. 학부모님은 로그인 없이 청구 내역을 확인하고 카드 결제까지 한 화면에서 끝낼 수 있어요. 결제 완료 시 학원 [청구내역]엔 결제 완료, 학부모님 화면엔 현금영수증 발급 신청 버튼이 표시돼요.
10만 원 이상 현금영수증 의무발행 기준은 학원 현금영수증 의무발행 가이드에 있어요.
5. 매달 같은 청구라면 정기 청구로
이 글에서 설명한 일괄 청구는 1회성 흐름이에요. 하지만 실제로 학원에서는 "매달 특정일이 되면 같은 청구서가 자동으로 나가는" 방식을 더 많이 쓰세요. 수납 → 정기 청구에서 클래스별로 한 번만 설정해 두시면 돼요. 청구일·마감일·항목·자동 발송 채널이 그대로 보존되고, 매달 같은 날 자동으로 일괄 청구가 실행돼요.
이번 글의 일괄 청구 화면은 이번 한 달만 보낼 때, 또는 정기 청구를 설정하기 전에 한 번 손으로 돌려 보고 싶을 때 쓰시면 돼요.
주의해야 할 막힘 포인트 3가지
- "활성 0명"으로 표시돼요 클래스에 학생이 배정돼 있어도 상태가 휴원·퇴원이면 활성에서 빠져요. 학생 목록에서 상태를 활성으로 되돌려 주세요.
- 미납 학생만 다시 보내고 싶어요 수납 → 청구내역 화면에서 미납 버튼을 눌러 미납 학생만 따로 모아 보세요. 그 목록에서 다시 보낼 학생을 체크한 다음, 우상단 선택 발송을 누르면 그 학생들에게만 청구서가 다시 발송돼요. 청구서를 새로 만드실 필요 없이 바로 재발송하시면 돼요. 미납 안내 문구 예시는 미납 안내 문자 예시에 정리돼 있어요.
- 학부모가 카드 대신 계좌이체를 원하세요 공개 결제 페이지 하단에 계좌이체 안내 섹션이 있어요. 학부모님이 입금하시면 운영자가 수납 → 청구내역에서 수동 입금 처리를 누르시면 결제 완료로 반영돼요.
자주 묻는 질문
청구서 한 번 보낸 뒤에 금액을 수정할 수 있나요?
아직 결제 전이라면 청구서 상세에서 금액 수정이 가능해요. 결제가 완료된 청구서는 안전을 위해 수정이 막혀 있고, 환불 또는 별도 청구로 처리하시는 걸 권장드려요.
형제·자매 청구서를 한 번에 합쳐서 보낼 수 있나요?
현재는 학생 단위로 한 장씩 발행돼요. 같은 학부모 번호로 등록돼 있으면 두 통이 한 번에 도착해서, 학부모님 입장에선 묶음으로 받는 형태가 돼요.
결제 링크 유효기간이 있나요?
마감일까지 유효해요. 마감 이후엔 페이지가 닫혀, 다시 안내가 필요하시면 [청구내역]에서 재발송을 눌러 주세요.
학부모가 자녀 학원비를 신용카드 무이자 할부로 결제할 수 있나요?
카드사 무이자 할부 정책에 따라 달라요. 일반적으로 5만 원 이상은 2–3개월 무이자가 적용되는 카드가 많아요. 결제 화면에서 카드사를 선택하시면 그 시점의 할부 옵션이 표시돼요.
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매달 같은 청구서를 학생 수만큼 만들 일이 아니라 클래스 수만큼으로 줄이는 것이 일괄 청구의 핵심이에요. 정기 청구까지 한 번 묶어 두시면, 6월 1일에 원장님이 청구를 위해 해야 할 일은 곧 0회가 돼요.